أبوظبي في 2 يوليو / وام / نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية لموظفي الجهات الحكومية في دولة الإمارات تهدف إلى تدريب المختصين على كيفية إعداد الأدوات المستخدمة في إدارة الوثائق وبالخصوص آلية إعداد خطة حفظ الوثائق التي تساعد على تحديد مدة استبقاء الوثائق في كل مرحلة من مراحلها العمرية في الجهة الحكومية، وهي تعدّ وسيلة لتتبع الوثائق منذ نشأتها وضبط عملية الحفظ الدائم أو التخلص من الوثائق عديمة الفائدة.

وسلطت الدورة، التي قدمها أحمد موجب خبير الأرشفة، الضوء على نظام إدارة الوثائق، وإشكالية الوثائق في الإدارة الحديثة، وشرح تفاصيل خطة حفظ الوثائق وأهميتها، وأهدافها وطريقة إعدادها، واستعرض مكانة الخطة في اللائحة التنفيذية لقانون الأرشيف والمكتبة الوطنية.

وعرضت الدورة التدريبية خطة حفظ الوثائق المشتركة في الجهات الحكومية الاتحادية والتي تم إعدادها من طرف الأرشيف والمكتبة الوطنية، والتي يتم بواسطتها تحديد الوثائق المتشابهة في كل الجهات الحكومية من أجل ضبط عملية التصرف فيها.

وتتيح هذه الأداة الفنية والقانونية، للجهات الحكومية إمكانية متابعة مدد الاحتفاظ بالوثائق التي تنتجها وتستقبلها، بناء على قيمتها والاشتراطات القانونية، وتحدد المصير النهائي لها، سواء بالحفظ الدائم في الأرشيف والمكتبة الوطنية أو الإتلاف طبقاً للإجراءات القانونية المعتمدة.

وأظهر المشاركون في الدورة اهتماماً كبيراً بهذا النوع من الفعاليات التي تسهم في تطوير قدراتهم المهنية في مجال تخصصهم وعملهم.